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El FM como potenciador del bienestar de los empleados y la Certificación WELL

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El bienestar se ha convertido en un pilar central en la estrategia de Workplace Management. Existe una creciente concienciación de que la calidad del lugar de trabajo tiene una gran influencia en los niveles de salud y estrés y en consecuencia en la productividad e implicación de los empleados.

Este interés queda reflejado en la última encuesta del 2018 realizada por CBRE, donde el 80% de las empresas tienen, o planean presentar, programas de bienestar que consisten principalmente en una combinación de estrategias de concienciación sobre salud física y mental, ejercicio y nutrición, entre otros.

Optima participó el 17 de abril en una jornada convocada por el Grupo Vía en el espacio Steelcase para aportar la visión del FM en las estrategias de Workplace Management y la novedosa certificación WELL.

“En un mundo donde por primera vez el talento es más escaso que el capital, las empresas deben centrarse en su activo más importante: sus empleados, y la experiencia en el lugar de trabajo debe ser una prioridad estratégica. Para el año 2025 el 75% de la fuerza laboral serán millennials, personas para las que su trabajo es importante pero para las que no todo es trabajo. En consecuencia, no estarán dispuestas a renunciar a su felicidad, a su ocio ni a su manera de vivir, ni mucho menos a sus ideales” expuso Ignasi Casamada, director general y cofundador de Optima facility. Efectivamente, un 72% de los millennials entrevistados por la Asociación Española de Oficinas y Savils desearía trabajar en un espacio moderno, ya que consideran que el diseño incrementa su productividad. Dado que el cambio ya está en marcha, ¿seran las empresas capaces de captar y retener a estos talentos o se iran a la competencia?

Tras la certificacion LEED y BREEAM, que únicamente tenían en cuenta parámetros relacionados con la certificación energética y el diseño físico, WELL Building Standard supone un paso más en la creación de mejores espacios de trabajo, ya que tiene como objetivo medir, constatar y monitorizar las características del entorno de un edificio que afectan a la salud y al bienestar de las personas que trabajan en él. Tanto la certificación LEED como la WELL son gestionadas por el Green Business Council Inc. (GBCI por sus siglas en inglés) y son perfectamente complementarias y aplicables tanto a edificios enteros como a espacios empresariales dentro de los mismos.

Comparación en porcentaje de los puntos con criterio salud/wellbeing de las distintas certificaciones.

Comparación en porcentaje de los puntos con criterio salud/wellbeing de las distintas certificaciones.

Tradicionalmente, las compañías han centrado su estrategia de Facility Management en edificios e instalaciones alrededor de los cuales giran todos los servicios, buscando la forma para que estos activos se encuentren disponibles, seguros y en buen estado. Pero la nueva manera de hacer negocios está generando que las compañías estén evolucionando sus estrategias para focalizarse en las “personas”: mejorar la experiencia del usuario para los empleados, pero también para los clientes y otros visitantes, así como aumentar la productividad.

Esto es coherente con el objetivo de utilizar el entorno de trabajo para proyectar elementos de la marca corporativa, lo que representa un desafío para que el sector de oficinas sea cada vez más flexible.

Hacia la focalización en la experiencia del usuario

Para crear experiencias de usuario excelentes, la gestion del servicio estaráimpulsada por consideraciones menos tangibles y más emocionales que son mucho más difíciles de cuantificar, medir y proyectar. Un gran servicio estará impulsado por el propósito y la cultura: se debe poner un esfuerzo en identificar dónde, cuándo y cómo agregar valor que conduzca a resultados positivos durante todas las etapas de la interacción con las personas. Esto requiere desarrollar un enfoque equilibrado que comience identificando y definiendo una excelente experiencia para el usuario final y estableciendo estándares para una cultura de servicio de mayor rendimiento con un sentido de propósito compartido que impulse el compromiso de los empleados.

Se requiere una visión transversal

En Optima creemos que Workplace 2.0 es igual a Workspace + Culture + Enable Technology. Pero, ¿cómo podemos hacer que esta ecuación funcione? En pocas palabras, el Facility Management sería normalmente responsable del espacio de trabajo físico, RR.HH estaría involucrado con la cultura organizacional, y el departamento de IT sería el propietario del aspecto tecnológico. Sin embargo, si se desea utilizar el lugar de trabajo como una herramienta para impulsar el rendimiento organizacional, se debe aceptar que esto no funcionará si no existe una fuerte colaboración entre las áreas involucradas.

Optima: nuevo servicio de mantenimiento y conducción del almacén logístico de Seat Martorell

Óptima ha iniciado en abril 2018 el servicio de mantenimiento y mejora del almacén de motores de la planta de Seat en Martorell.

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El nuevo centro logístico forma parte de la apuesta de SEAT por convertir la planta de Martorell en el referente de la Industria 4.0 y está dotado con tecnología inteligente que permite que esté totalmente automatizado. La misión de Optima es resolver las incidencias relacionadas con el Sistema de Gestión del Almacén (SGA), asegurando la interpretación de la diagnosis del Sistema y gestionando las comunicaciones y avisos necesarios con los distintos sistemas de enlace.

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En Óptima sabemos que el sector industrial se caracteriza por su elevado nivel de exigencia y complejidad y consideramos clave el mantenimiento de instalaciones industriales. Para ello contamos con el profundo know-how de nuestra división de Servicios Técnicos con más de 30 años de experiencia gestionando una amplia gama de servicios técnicos en entornos industriales.

En este competitivo entorno, los equipos precisan de alta cualificación y la aplicación de las últimas y más innovadoras tecnologías. En este sentido, la dilatada experiencia en la gestión de complejas instalaciones técnicas de nuestro equipo especializado y la aportación de la última tecnología en mantenimiento predictivo – análisis de vibraciones, análisis de motores AC, inspección termográfica, inspección ultrasónica, tele-diagnóstico,  análisis estructural, medidas potencia/eficiencia…- todo ello con accesibilidad vía web a  toda la información han hecho posible que Optima cuente de nuevo con la confianza de Seat añadiendo un servicio más de mantenimiento de instalaciones a los ya existentes en la misma planta.

Industria 4.0 y el Facility Management

La cuarta revolución industrial ha dejado de ser un concepto para convertirse en realidad. La adaptación al nuevo paradigma ya no es opcional para las empresas que quieran ser competitivas. La llamada Industria 4.0 es mucho más que digitalizar los procesos productivos para hacerlos más eficientes. Es una revolución que sitúa al cliente en el centro del proceso y que va mucho más allá de la fabricación, abarcando también diseño, logística, mantenimiento y relación con el cliente. Pero el principal reto está, una vez más, en las personas. En su integración con tecnologías y procesos para ofrecer las soluciones que el mercado demanda.

En este sentido el Facility Management (FM) no es una industria estática, a medida que evolucionan las preferencias de los consumidores las estrategias corporativas cambian y las expectativas de todos aumentan.  El FM moderno también necesita evolucionar de un negocio centrado en las “personas” a un negocio centrado en “personas y datos“. 

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La tecnología y la innovación están impulsando el cambio en FM:

Los clientes exigen cada vez más una mayor visibilidad y control del servicio que prestan los proveedores de FM  en tiempo real. Sólo así es posible construir una verdadera cultura de transparencia, colaboración y confianza para migrar del modelo tradicional a un nuevo modelo más eficiente. Sin embargo, la experiencia muestra que, si bien estas habilidades se suelen solicitar por los clientes en la fase de licitación, el uso del cliente es bajo en la práctica.

Existe una gran oportunidad para los proveedores de FM en aprovechar los datos para asesorar a sus clientes y avanzar en la cadena de valor.  Las posibilidades derivadas de las nuevas tecnologías –Internet of Things (IoT), Machine Learning,  Tecnología móvil, Big Data-  están cambiando radicalmente la configuración de la industria del FM.

La capacidad de recopilar, analizar y compartir datos útiles con los clientes de forma efectiva puede hacer que los proveedores de FM informen sobre KPI contractuales,  análisis predictivo,  el estado de la condición de los activos, incluido el estado de la garantía y el historial de órdenes de trabajo, para que siempre tenga una imagen del coste total (TCO). También se pueden usar para medir la productividad del personal y para mejorar el bienestar en el lugar de trabajo.

 Cambio en el tipo de organizaciones de FM

 En los últimos años, la industria del FM ha experimentado un gran cambio, no solo en términos de las tecnologías disponibles, sino más importante, de cómo se percibe como industria. Los equipos de FM  ya no se consideran como el departamento de “averías y reparaciones”, sino que ahora se las considera más como “protectores de los activos“ y “embajadores de la marca”. 

Estos desafíos pueden afectar la percepción de las organizaciones de FM como centros de costes en lugar de ser vistos como verdaderos centros estratégicos de excelencia.

Optima facility, partner en el Mobile World Congress

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MWC 2018 Barcelona Mobile World Congress ha sido un año más el evento de referencia mundial dedicado a las tecnologías móviles y el foro elegido para que empresas del sector conozcan de primera mano las últimas tendencias de una industria en constante cambio. En esta decimotercera edición, más de 2.300 expositores y más de 170 delegaciones internacionales han exhibido todas las novedades.

Un año más también en el que Optima ha sido el proveedor oficial responsable de los servicios de limpieza, higienización y gestión de residuos de todas las instalaciones de Fira Barcelona.

Una edición más en la que nuestro equipo compuesto en esta ocasión por cerca de 2.000 personas ha trabajado con dedicación, pasión y entusiasmo para garantizar que las instalaciones superasen las expectativas de visitantes y expositores.

Optima; personas y valores

En Optima Facility queremos aportar un valor a largo plazo en nuestra sociedad, entendiendo que nuestras acciones de hoy contribuirán activamente en el progreso social de mañana. Es por ello que nuestra Responsabilidad Social es un eje estratégico en todas nuestras actuaciones.

Por todo ello, en el gran equipo de personas de Optima para MWC 2018 hemos contado con trabajadores con diversidad funcional y dificultades de inserción en el mercado laboral, siguiendo nuestro compromiso con la contratación e integración de los colectivos en riesgo de exclusión social. Con ello creemos que no solo hacemos una aportación a la sociedad, sino que trabajamos unos valores de igualdad, respeto y compañerismo que fortalecen el equipo humano que conforma nuestra empresa.

Optima y la aplicación de mejoras tecnológicas

Optima, siguiendo con su espíritu innovador, ha consolidado la aplicación de mejoras tecnológicas en la prestación del servicio como:

  • Seguimiento y trazabilidad de las operaciones aportados por nuestro propio sistema de gestión de servicios, Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution)
  • Conectividad total entre Cliente y proveedor, información en tiempo real, geo-localización de recursos e información de cumplimiento de SLAs también en tiempo real
  • Instalación de papeleras inteligentes con sensor de llenado (Smart bins)
  • Seguimiento de tareas mediante códigos QR.
  • Uso de nanotecnología aplicada en superficies
  • Por quinto año consecutivo, nuestro sistema Optima Customer Feedback System, ha monitorizado en directo el nivel de satisfacción de los visitantes acerca de la limpieza e higienización de las instalaciones. Se han dispuesto pantallas táctiles y puntos de valoración mediante codificación QR en diversos espacios, para captar la experiencia del cliente y su valoración del servicio; queremos garantizar que el nivel máximo de calidad se mantiene de forma continua y hemos logrado más de 5.000 valoraciones y una excelente valoración promedio.

El Hospital de Alcorcón confía en Optima para el servicio de limpieza

Desde marzo de 2018, Optima realizará el Servicio de Limpieza del Hospital Universitario Fundación de Alcorcón en Madrid, con capacidad para 575 camas.

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Siguiendo nuestro espíritu innovador, la propuesta desarrollada por Optima para este servicio se basa en nuestro sistema CleanAdvance, una nueva y radical aproximación a la limpieza en el sector Sanitario que supone una reinvención en la limpieza de hospitales y centros sanitarios.

Exclusivo de Optima facility, CleanAdvance aporta notables mejoras en comparación a los sistemas tradicionales de limpieza sanitaria.

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Últimas tecnologías en higienización: 

  • Control de la trazabilidad mediante nuestro “Test-Higiene”, kit completo de toma de muestras y análisis de las superficies que verifica el nivel de limpieza y desinfección.
  • Uso individual por habitación de microfibras y paños con germicidas que reducen el riesgo de contaminación cruzada.
  • Equipos de desinfección mediante tecnología luz ultravioleta (UV light)
  • Diseño específico de aspiradores silenciosos con doble filtro (High Efficiency Particulate Absorbing) con un elevado poder de eliminación de bacterias

La seguridad del paciente en el centro de todo lo que hacemos

No hay duda sobre la correlación entre un entorno sanitario seguro e higiénico y el tiempo de recuperación del paciente. El control de infecciones hospitalarias es parte esencial de nuestra solución. Con CleanAdvance hemos desarrollado sistemas y métodos, basados en las mejores prácticas internacionales de desinfección.

Todo nuestro personal recibe formación sobre el control de infecciones. El estándar de control de infección y los manuales de limpieza sanitaria son utilizados conjuntamente con especialistas de control de infección y  actualizados regularmente.

Satisfacción del paciente e imagen de marca

Los hospitales deben tener una visión de sí mismos como marcas y no sólo como instituciones.

En Optima somos muy conscientes de que las primeras impresiones de pacientes y visitantes obtenidas al entrar en un Hospital son fuertes y duraderas. Por tanto es vital que la limpieza de entradas, baños públicos y otras áreas públicas reflejen la calidad de los servicios del hospital y sus competencias.

Nuestro personal está formado para interactuar positivamente con el paciente asegurándonos que su habitación esté en las mejores condiciones de limpieza higiénica.

Si usted está revisando su organización sanitaria con el fin de mejorar su eficiencia operativa y aumentar los niveles de servicio, seguridad y calidad, entonces estaremos encantados de poderles ofrecer los beneficios de Optima CleanAdvance

CleanAdvance aporta beneficios tangibles en la gestión de centros sanitarios:

  • Reduce los riesgos de infección, mejorando la higienización de las instalaciones sanitarias
  • Incrementa la productividad del personal de limpieza
  • Mejora la satisfacción de los pacientes
  • Reduce los tiempos de alta y baja
  • Respecto al medioambiente: Incorpora metodología propia, elaborada a partir de las mejores prácticas en sostenibilidad de organismos internacionales

“Con CleanAdvance interactuamos de forma positiva con las necesidades de los pacientes y nos comprometemos con los máximos estándares de limpieza e higienización”

Optima colabora con la Comunidad de Madrid para el fomento del empleo de las personas con discapacidad

Optima asume la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) como eje estratégico en todas sus actuaciones y proyectos, con el objetivo de crear valor añadido de la empresa a largo plazo y donde la calidad en el trabajo realizado para el cliente va unido a un esfuerzo por parte del equipo humano en aportar una igualdad de oportunidad a nuestros trabajadores.

De acuerdo a este marco de responsabilidad, Optima colabora con la Comunidad de Madrid para el fomento del empleo de las personas con discapacidad en el sistema ordinario de trabajo.

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 Somos conscientes de las consecuencias y los impactos de nuestras acciones, por ello queremos responsabilizarnos y responder satisfactoriamente a las expectativas de nuestros grupos de interés (accionistas, clientes, proveedores, trabajadores…) con una contribución activa en el desarrollo sostenible, el progreso social y económico, mediante la aplicación de soluciones innovadoras y programas de acción social.

En Optima estamos orgullosos de participar en los programas de acción social porque son una oportunidad de mejorar la calidad de vida de aquellos colectivos con dificultades especiales en la inclusión social, facilitándoles su inserción en el mundo laboral aportándoles así su independencia.

Optima obtiene la certificación energética ISO 50001

En Optima estamos comprometidos con la sostenibilidad y contribuimos activamente a la aportación de valor a nuestros clientes reduciendo el impacto medioambiental de sus edificios e instalaciones.

Es por ello que consideramos los sistemas y procesos de esta norma ISO 50001:2011 de Sistemas de Gestión de la Energía como una herramienta esencial que aporta las bases para gestionar eficazmente la energía, reducir su consumo y disminuir las emisiones de CO2. Con ella, fomentamos la innovación en una búsqueda constante por la mejora continua de la eficiencia energética.

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Optima Energy Management

El grupo Optima cuenta con una de las primeras compañías en España especializada en servicios de eficiencia energética. Satisfacemos las necesidades energéticas de nuestros clientes mediante soluciones eficientes e innovadoras  que cumplan sus expectativas de confort, ahorro y eficiencia energética,  reduciendo las emisiones contaminantes y mejorando su  competitividad. Las soluciones energéticas que implementamos nos permiten garantizar ahorros energéticos y vincular nuestros ingresos a los resultados obtenidos. Así mismo, disponemos en exclusiva de tecnología que no requiere ni obras ni instalaciones y contamos con software de monitorización y control remoto a través de plataforma web.

Optima Green Services

Alineado con los objetivos de la norma ISO 50001 y de acuerdo al espíritu innovador que nos caracteriza, en Optima desarrollamos hace tiempo nuestro programa “Optima Green Services” mediante el que diseñamos soluciones para los modelos energéticos de nuestros clientes, proponiéndoles alternativas que contribuyan a reducir sus emisiones mejorando su eficiencia energética, reduciendo sus costes y aportando beneficios ambientales a la sociedad.

Optima: Mantenimiento en Producción Principal de Seat

La disposición por parte de Optima de un equipo especializado, con una dilatada experiencia en la gestión de complejas instalaciones técnicas en entornos industriales, ha sido uno de los diferenciales para esta nueva adjudicación. El nuevo servicio, que contempla el mantenimiento en Producción en todos los turnos, se iniciará el próximo 01 de enero de 2018 y se unirá a los ya existentes con Seat tanto en la planta de Martorell como en la planta de Seat Componentes de El Prat.

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En Optima consideramos clave el mantenimiento de instalaciones industriales y para ello nuestra división de Servicios Técnicos con más de 30 años de experiencia gestionando una amplia gama de servicios técnicos y energéticos en entornos industriales, ha desarrollado estrategias de mantenimiento basadas en la fiabilidad – Reliability Centered Maintenance – con el objetivo de optimizar los costes del ciclo de vida de las instalaciones de nuestros clientes y mantener una alta disponibilidad de las mismas.

Optima aplicará la última tecnología en mantenimiento predictivo – análisis de vibraciones, análisis de motores AC, inspección termográfica, inspección ultrasónica, telediagnóstico,  análisis estructural, medidas potencia/eficiencia…- todo ello con accesibilidad vía web a  toda la información gestionada por nuestros GMAO´s, permitiendo así a nuestro cliente el seguimiento y control en tiempo real de informes de calidad, trazabilidad del servicio, seguimiento de incidencias, etc.

Nuestro departamento de ingeniería, con visión multidisciplinar para  dar soporte a nuestras tres unidades técnicas: instalaciones, mantenimiento y servicios energéticos, apoyará al servicio compartiendo experiencias y aplicando nuestra base de “Best Practices”, para encontrar la mejor solución técnica a los problemas concretos de nuestro cliente.

Todo ello representa una exigente propuesta de servicio contribuyendo a la innovación y a la eficiencia global del servicio en tiempo real.

Optima adjudicataria de los Servicios de limpieza y Gestión de residuos de la Dirección General de Emergencias y SAMUR-Protección Civil del Ayuntamiento de Madrid:

Optima facility llevará a cabo la gestión de los servicios en la totalidad de las instalaciones de Madrid lo que representa cerca de 40 dependencias de Bomberos y Samur-Protección Civil.

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De acuerdo a su espíritu innovador y al objetivo permanente de aportar el máximo valor a sus clientes, Optima ha realizado un detallado análisis de los servicios y ha desarrollado una propuesta con los más innovadores sistemas y los últimos avances en tecnología aplicada al desarrollo de servicios, destacando las siguientes aportaciones diferenciadoras:

La implantación de los estándares CIMS diseñados por ISSA, la mayor asociación mundial del sector de la limpieza con el objetivo de asegurar la calidad, la eficiencia y la satisfacción general de los usuarios, aspectos todos ellos de especial importancia en áreas relacionadas con la salud.

Incorporación al servicio de un alto grado de compromiso y transparencia para con el Cliente gracias al seguimiento y la trazabilidad de las operaciones  aportados por nuestro sistema de gestión Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution) que supone la conectividad total entre cliente y proveedor mediante la información en tiempo real, la geo-localización de recursos y la información de cumplimiento de SLAs también en tiempo real. Sus principales características son:

  • Gestión completa de planificación de trabajos, permitiendo al usuario planificar la carga de trabajo del personal, en función de las fechas, tipos de limpiezas a realizar y otros parámetros o variables como los tipos de intervención, criticidad, tipo de zona, cliente, etc.
  • Funcionamiento integrado con código de barras, QR y NFC.
  • Control de presencia de los trabajadores en las instalaciones: Geo-referenciación que permite ubicar los equipos y las personas en un mapa, así como el historial de ubicaciones. Además, para edificios o instalaciones, se pueden incluir planos Autocad o imágenes en diferentes formatos donde se ubican los equipos de forma gráfica.
  • Visualización gráfica en tiempo real de incidencias, órdenes de trabajo y cambios estado de sobre diagramas sinópticos de zonas. El usuario puede navegar entre estos planos y visualizar en ellos alertas gráficas.

Todo ello representa una exigente propuesta de servicio contribuyendo a la innovación y a la eficiencia global del servicio.