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Optima adjudicataria de los Servicios de limpieza y Gestión de residuos de la Dirección General de Emergencias y SAMUR-Protección Civil del Ayuntamiento de Madrid:

Optima facility llevará a cabo la gestión de los servicios en la totalidad de las instalaciones de Madrid lo que representa cerca de 40 dependencias de Bomberos y Samur-Protección Civil.

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De acuerdo a su espíritu innovador y al objetivo permanente de aportar el máximo valor a sus clientes, Optima ha realizado un detallado análisis de los servicios y ha desarrollado una propuesta con los más innovadores sistemas y los últimos avances en tecnología aplicada al desarrollo de servicios, destacando las siguientes aportaciones diferenciadoras:

La implantación de los estándares CIMS diseñados por ISSA, la mayor asociación mundial del sector de la limpieza con el objetivo de asegurar la calidad, la eficiencia y la satisfacción general de los usuarios, aspectos todos ellos de especial importancia en áreas relacionadas con la salud.

Incorporación al servicio de un alto grado de compromiso y transparencia para con el Cliente gracias al seguimiento y la trazabilidad de las operaciones  aportados por nuestro sistema de gestión Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution) que supone la conectividad total entre cliente y proveedor mediante la información en tiempo real, la geo-localización de recursos y la información de cumplimiento de SLAs también en tiempo real. Sus principales características son:

  • Gestión completa de planificación de trabajos, permitiendo al usuario planificar la carga de trabajo del personal, en función de las fechas, tipos de limpiezas a realizar y otros parámetros o variables como los tipos de intervención, criticidad, tipo de zona, cliente, etc.
  • Funcionamiento integrado con código de barras, QR y NFC.
  • Control de presencia de los trabajadores en las instalaciones: Geo-referenciación que permite ubicar los equipos y las personas en un mapa, así como el historial de ubicaciones. Además, para edificios o instalaciones, se pueden incluir planos Autocad o imágenes en diferentes formatos donde se ubican los equipos de forma gráfica.
  • Visualización gráfica en tiempo real de incidencias, órdenes de trabajo y cambios estado de sobre diagramas sinópticos de zonas. El usuario puede navegar entre estos planos y visualizar en ellos alertas gráficas.

Todo ello representa una exigente propuesta de servicio contribuyendo a la innovación y a la eficiencia global del servicio.

Optima facility renueva la confianza depositada por el Consejo General del Poder Judicial para la gestión del servicio de limpieza y residuos

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Optima facility ha renovado en 2017 sus servicios para el CGPJ siendo la empresa responsable del servicio integrado de limpieza y gestión de residuos en las 2 sedes que el Consejo General del Poder Judicial posee en Madrid.

En la adjudicación a Optima una vez más ha resultado clave la aplicación de innovaciones; Optima facility es un negocio de personas con talento que continuamente buscan nuevas maneras de hacer las tareas diarias con el objetivo de ahorrar coste, aportar valor y generar una gestión más eficiente de los edificios e instalaciones.

Otro factor clave es nuestro enfoque de servicios: en Optima facility nos caracterizamos por una apertura y adaptabilidad continua a las nuevas necesidades de nuestros clientes en un entorno tan dinámico como el actual.

Para nosotros, la gestión de servicios significa personalizarlos de forma que no sólo se adapten a las necesidades del negocio de nuestros clientes sino que también se adapten a su cultura de empresa.

A través de una gestión proactiva fomentamos un marco de diálogo continuo con nuestros clientes- en base a una monitorización permanente de los servicios – con el objetivo de introducir mejoras reales y tangibles, a través de la evaluación continua de nuestra base de costes, la reingeniería de procesos así como la búsqueda de sinergías y economías de escala.

El Consejo General del poder Judicial

Es el órgano de gobierno del Poder Judicial en España. Su principal función es velar por la garantía de la independencia de los jueces y magistrados frente a los demás poderes del Estado. Se trata de un órgano constitucional, colegiado, autónomo y está integrado por 21 jueces y otros juristas.

EXPECTATIVAS DE RELACIÓN CLIENTE – PROVEEDOR

El éxito de los contratos de servicio puede depender de las relaciones personales entre los
principales actores de ambas partes según Nick Martindale.

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La capacidad de avanzar con otras personas es primordial en todos los ámbitos de la vida y posiblemente más en las carreras profesionales que en las vidas personales. Sin embargo, inevitablemente habrá momentos en los que las personalidades chocan, o la gente no “hace clic”, y esto puede causar problemas en las relaciones laborales.

Gillian French, consultor de GF Associates y entrenador de BIFM, dice que el fracaso de las personas rara vez es la razón directa de no obtener los contratos pero sí puede hacer que sea más difícil tener éxito. “No es que las partes carezcan de habilidades interpersonales; es que son personas diferentes con valores diferentes, y simplemente no se gustan el uno al otro”. “Eso puede hacer más difícil resolver el problema”.

Es un tema que puede afectar a casi cualquier tipo de relación contractual, pero los acuerdos de outsourcing, que tienden a ser de naturaleza a largo plazo, pueden verse particularmente afectados.

Detrás de las líneas

El hecho de que los FM estén con el cliente también puede crear presiones que dificulten las relaciones de confianza, sugiere Liz Kentish, director gerente de Kentish and Co. “La gente se tira en dos direcciones y eso es muy difícil”. “Ellos quieren servir a su cliente porque es para lo que están ahí, pero su empresa les está pidiendo resultados basados ​​en sus propios objetivos. Se necesita una persona fuerte para tener esas relaciones en ambos lados.”

Anne Lennox-Martin, directora gerente de FMP360, negocio que mide las relaciones estratégicas en las organizaciones, dice que el primer paso para los proveedores de FM es asegurarse de que reclutan a las personas adecuadas y luego ver con qué clientes funcionarán bien.

“Se trata de saber lo que está buscando en términos de inteligencia emocional”. “La capacidad de ambas partes para formar esa relación es casi intangible pero la responsabilidad es siempre de la empresa subcontratada”.

“Las organizaciones con las que he trabajado han establecido eventos de equipo con un elemento formal, pero también con una parte más social para reunir a los equipos mutuos”.

Kentish da el ejemplo de un contrato de outsourcing de FM entre la compañía de salud global Johnson & Johnson y un importante proveedor de servicios: ”Todos los KPIs estaban funcionando al 93-94 % y todo parecía ir bien, pero el cliente sentía que algo no iba bien, y eso eran las relaciones personales”. “Hicimos un programa global basado en la colaboración y nos encontramos con que simplemente haciendo que la gente se hablara como seres humanos – encontrar un terreno común hablando de familias y equipos de fútbol – se rompían esas barreras”.

Ambas empresas desarrollaron una relación más beneficiosa que llevó a una caída del 30 % en incidencias mensuales, un aumento del 1 % en el desempeño de KPI y, finalmente, un nuevo contrato de 10 años.

Graham Davenport, director de Platinum Facilities and Maintenance Services, también hace hincapié en la necesidad de la comunicación para entender los cambios en el cliente y saber cómo va la relación más amplia. “Al hacer esta pregunta regularmente,  damos al cliente la oportunidad para expresar los éxitos de la asociación, así como las áreas de mejora”.

Los proveedores también necesitan leer las señales de los clientes y estar preparados para hacer cambios, sugiere Colin Kenton, director gerente de servicios de FM en KBR. “El proveedor debe ser consciente de que hay diferentes personalidades y puede haber choques. Muy a menudo lo mejor es cambiar a la persona por alguien que esté más alineado con el método de comunicación del cliente”.

Los altos directivos deben seguir involucrados, señala C-J Green, jefe de grupo de Servest.

“Las visitas regulares de la gerencia a un nivel más alto se deben utilizar para identificar y rectificar cualquier preocupación desde el principio; es importante discutir y abordar estas áreas, además del desempeño del KPI, en cualquier oportunidad.

Mejorar la comunicación

Los clientes también necesitan mejorar la comunicación con los proveedores, añade el francés, expresando lo que realmente sienten en lugar de esconderse detrás de fallos contractuales o KPIs.

“A menudo no es que no tengan las habilidades interpersonales, es que no hablamos de nada que involucre emociones”. “Hablamos de que la gente no está incumpliendo sus KPIs o sus contratos, pero en realidad lo que queremos decir es que nos sentimos muy decepcionados y enfadados. Tenemos que ser más abiertos sobre el hecho de que creemos que nos han decepcionado como persona”.

Cree que aquellos que trabajan en FM deben centrarse más en las habilidades tradicionales de negociación, para llegar a soluciones. “Están un poco perdidos, nos hemos vuelto más contractuales en KPIs y procesos de licitación”. “Estamos usando portales de todo tipo mucho más que nunca, en lugar de sentarnos y encontrar la manera de que ambas partes puedan obtener lo que quieren”.

Craggs, por su parte, quisiera ver el elemento personal de las relaciones formalmente evaluado por los clientes cuando se trata de licitaciones. “Es sorprendente su ausencia”. “Si enviamos a alguien a un servicio y todo está “patas arriba”, nuestra persona necesita estar equipado técnicamente y con las habilidades soft para manejar esa situación. Somos razonablemente buenos en ello, pero nadie nos lo pregunta. ”

Pero seguir adelante con un cliente es mucho más, advierte Lennox-Martin. “No se puede tener una gran relación y no hacer”. “Lo que tiene una buena relación es que sirve para comprar tiempo y credibilidad. Si algo va mal y normalmente todo está bien, un cliente es más probable que diga ‘déjame ver qué puedo hacer para ayudarte’, mientras que si es una relación adversarial le sacará tarjeta roja. Es en el terreno intermedio donde hay una gran diferencia.

El centro comercial SPLAU confía en Optima facility para la modificación de sus principales instalaciones

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El centro comercial Splau en Cornellá de Llobregat (Barcelona), perteneciente a Unibail-Rodamco, ha confiado en Optima para uno de sus principales proyectos de modificación de sus instalaciones.

Unibail-Rodamco es el primer grupo cotizado del sector inmobiliario comercial en Europa y está presente en 12 países.

El proyecto en ejecución por Optima supone la modificación integral del trazado de todas las instalaciones (distribución de climatización, ACS y agua sanitaria, incendios, BT, intrusión, telefonía, TV….). Dada la envergadura del proyecto, los trabajos se iniciaron en 2016 y tienen prevista su finalización el próximo mes de Julio en riguroso cumplimiento de los plazos previstos.

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Optima facility tiene una dilatada experiencia en la realización de instalaciones integrales. En su estructura de grupo, Optima facility cuenta con el “expertise” de compañías líderes en la realización de instalaciones integrales, con más de 30 años de experiencia en el campo industrial y comercial. Aportamos soluciones innovadoras a nuestros clientes, garantizando la calidad, la seguridad, la confiabilidad y el cumplimiento de plazos y de presupuestos. Somos especialistas en proyectos llave en mano (EPC), desde la concepción del proyecto hasta la puesta en marcha, operación y mantenimiento. Nuestros equipos multidisciplinares trabajan para aportar la mejor solución técnica, garantizando una óptima gestión del ciclo de vida del proyecto.

Entendemos que no hay proyectos grandes o pequeños. Por eso, en colaboración con ingenieros, arquitectos y fabricantes, desarrollamos cada proyecto según las necesidades reales de nuestros clientes, ofreciéndoles una instalación de máxima calidad, creada y desarrollada a su medida.

Optima facility colabora con MERCAZARAGOZA

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Desde el pasado mes de Marzo 2017, Optima es responsable de la gestión del servicio de limpieza en las instalaciones de Mercazaragoza.

Constituida en 1968 e inaugurada en 1972, Mercazaragoza es la plataforma logística alimentaria de referencia en todo el Valle del Ebro al estar ubicada en el centro de una zona de consumo de 17 millones de consumidores.

En Optima facility, somos conscientes de que  la industria alimentaria requiere de un elevado nivel de exigencia en materia de seguridad, calidad e higiene y por ello contamos con un equipo especializado y con dilatada experiencia en la gestión de servicios de limpieza e higienización para la industria alimentaria.

Nuestro equipo (técnicos en alimentación, biólogos…) trabaja estrechamente con el departamento de control de calidad de nuestros clientes para diseñar las mejores y más eficaces soluciones en limpieza e higienización, que garanticen la máxima calidad de los productos alimentarios.
Invertimos en formación e investigación para desarrollar las mejores técnicas y procesos de higienización en base a los mejores estándares internacionales como la norma ISO 22000 en seguridad alimentaria.

Para la adjudicación de los servicios, Optima ha basado su propuesta a Mercazaragoza aportando valor con nuestros propios procedimientos de higiene total, desarrollados con protocolos y métodos para la evaluación, operación y control del servicio de limpieza:

  • Desarrollo de guías de procedimientos de limpieza diseñadas especialmente para cada tipo de instalación donde se describe la problemática de cada punto crítico, las operaciones a realizar, las frecuencias de limpieza y desinfección, los productos adecuados, sus diluciones y forma de uso
  • Personal formado en el análisis de peligros y puntos críticos de control (APPCC)
  • Control de la trazabilidad mediante nuestro “Test-Higiene”, kit completo de toma de muestras y análisis de las superficies a tratar, sencillo de manejar e idóneo para verificar el nivel de limpieza y desinfección
  • Colaboración de forma activa con nuestro cliente para la superación de las inspecciones sanitario-administrativas
  • Utilización de aplicaciones móviles para el control y supervisión del servicio
  • Monitorización diaria de la trazabilidad del servicio a través de  indicadores (SLA´s / KPI´s)

Adicionalmente, se ha diseñado un equipo de especialistas móviles a medida de las necesidades de nuestro cliente, con base en nuestra Delegación de Zaragoza, disponibles para garantizar la mejor respuesta ante cualquier incidencia.

 Todo ello representa una exigente propuesta de servicio que se traduce en una excelente optimización de los recursos humanos y técnicos, contribuyendo a la innovación constante así como a la sostenibilidad y a la eficiencia global del servicio.

Optima Life adjudicataria del Servicio de Atención domiciliaria del Ayuntamiento de Cornellá de Llobregat (Barcelona)

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Desde abril 2017, Optima Life, nuestra división de Servicios Sociales, realiza el Servicio de Atención Domiciliaria para el Ayuntamiento de Cornellá de Llobregat, que además de los propios servicios de atención a las personas, incluye también el servicio de comidas a domicilio.

En nuestra división de Servicios Sociales ofrecemos un servicio integral y de calidad con la vocación de ayudar a aquellas personas que precisen de prestaciones sociales básicas, destinadas a facilitar su autonomía personal, prevenir el deterioro individual o social y promover condiciones más favorables en sus relaciones familiares y de convivencia del dependiente, enfocado todo ello a la permanencia de las personas en su entorno habitual de vida.

Iniciamos nuestros servicios siempre con una escucha proactiva para entender a la perfección las necesidades de nuestro cliente y diseñar así un servicio a medida totalmente adaptado; contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados y formados, una organización óptima y protocolarizada y las más innovadoras herramientas para ofrecer un servicio excelente.

De acuerdo a nuestro espíritu innovador, utilizamos los sistemas SADmóvil, Gesad, CanalSAD, NFC_SISCON de control de presencia y las líneas gratuitas 900, siempre con el objetivo de garantizar la mejor experiencia al usuario así como la máxima transparencia y trazabilidad del servicio.

Gestión del servicio de ordenación de Taxis del Aeropuerto de El Prat – Barcelona

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Desde el próximo mes de Mayo 2017, Optima gestionará para Aena el servicio de ordenación de taxis, colas y encochamiento en paradas del Aeropuerto.

El proyecto se enmarca dentro de la filosofía de Optima de integrarse como un auténtico partner en los objetivos generales del cliente, adaptando su servicio de externalización a las necesidades específicas de cada proyecto, comprometiéndose hasta el final en la consecución de sus resultados y objetivos.

En un entorno altamente competitivo, las empresas necesitan concentrar sus esfuerzos en el conjunto de sus actividades distintivas, en las que radica su diferenciación y que son generadoras de valor añadido y optan por outsourcing o externalización de procesos, delegando en empresas de servicios especializadas la gestión de ciertas actividades, centrándose en su actividad principal.

¿Cuales son las ventajas de la externalización?

- Optimización y control de costes

- Transformación de costes fijos en variables

- Flexibilidad y rapidez

- Mayor capacidad de reacción ante los cambios que afecten al mercado

- Mejora de la calidad del proceso que se externaliza

- Acceso a recursos y capacidades de empresas especializadas

- Incremento de tiempos en tareas distintivas

La externalización de procesos (BPO) que realiza Optima.

Optima cuenta con un gran equipo de profesionales de selección experimentados, con herramientas y metodologías de evaluación exclusivas (Optima Assessment Center)  garantizando así una perfecta adecuación de sus profesionales al puesto de trabajo.

La solvencia en la gestión de los procesos, la mejora en la productividad y flexibilidad de los mismos, así como el enfoque hacia el cliente final, forman parte del compromiso que Optima mantiene con sus clientes.

Optima ha realizado para el proyecto de este servicio un detallado análisis del volumen de pasajeros del Aeropuerto con el objetivo de determinar las necesidades y garantizar en todo momento la disponibilidad de taxis en las paradas, lo que ha permitido una excelente optimización de recursos, y aportará un alto grado de compromiso, seguimiento y trazabilidad implantando nuestra aplicación Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution) para garantizar el máximo nivel de experiencia al pasajero.

Optima facility continúa creciendo en mantenimiento de instalaciones hoteleras.

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En Optima facility nuestros años de experiencia en servicios de mantenimiento para edificios e instalaciones, nuestro “expertise” en el sector hotelero y nuestra continua implantación de nuevas tecnologías y nuevos modelos de gestión, han hecho posible que sigamos ampliando nuestra cartera de clientes en el sector de hoteles.

Desde principios de 2017 Optima facility realiza servicios de mantenimiento para la cadena Holiday Inn en los hoteles en Barcelona, Molins de Rei, Montmeló y Sant Cugat. La cadena cuenta con 1.338 destinos en el mundo y registra más de 100 millones de pernoctaciones cada año.

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También en 2017, el Hotel Royal Passeig de Gràcia en Barcelona, edificio restaurado con un diseño arquitectónico contemporáneo con 124 habitaciones, ha confiado en Optima para servicios de mantenimiento.

Aportamos valor a nuestros clientes con un departamento de ingeniería con visión multidisciplinar para  dar soporte a nuestras tres unidades técnicas: instalaciones, mantenimiento y servicios energéticos, compartiendo experiencias y aplicando nuestra base de “Best Practices”, para encontrar la mejor solución técnica a los problemas concretos de nuestros clientes y desarrollando innovadores sistemas de Gmao como Optima SIMS (Smart Integrated Maintenance Solution) orientado a la proactividad eficiente, fiabilidad y control de las operaciones en tiempo real.

En Optima somos conscientes de que en el sector hotelero incluso las mejores ubicaciones y ofertas sólo tienen sentido si van acompañadas de un servicio excelente diseñado para satisfacer las necesidades y requerimientos cambiantes del propio sector y que garantice la calidad, seguridad y confiablidad de sus instalaciones. Por ello, estamos comprometidos en superar las expectativas con una actitud proactiva que nos permita anticiparnos y satisfacer los deseos de nuestro cliente.

Estos nuevos hoteles se unen a nuestras colaboraciones con empresas como Catalonia, Hilton, H10, Barceló, Sheraton, Tryp, Meliá, Silken, Hotel Omm, Grand Hotel Central Barcelona, Casa Camper, Hotel W Barcelona, Hoteles Fira Congress y FrontAir Congress en Barcelona, el Hotel Madrid Aeropuerto T4 y muchos más…

Optima facility, Mobile World Congress 2017

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Un año más Barcelona se convierte en el epicentro mundial de la tecnología móvil en la duodécima edición del Mobile World Congress donde más de 2.200 compañías llegadas de más de 200 países exhibirán todas las novedades.

Días de celebración en los que Optima es el proveedor oficial responsable de los servicios de limpieza, higienización y gestión de residuos de todas las instalaciones de Fira Barcelona.

Nuestro equipo compuesto por cerca de 1.400 personas está trabajando con pasión y entusiasmo para garantizar que las instalaciones superen las expectativas de visitantes y expositores.

Optima, siguiendo con su espíritu innovador, ha consolidado la aplicación de mejoras tecnológicas en la prestación del servicio como el seguimiento y la trazabilidad de las operaciones aportados por nuestro propio sistema de gestión de servicios, Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution), conectividad total entre Cliente y proveedor, información en tiempo real, geo-localización de recursos e información de cumplimiento de SLAs también en tiempo real o la instalación de papeleras inteligentes con sensor de llenado (Smart bins), el uso de pulseras de control de presencia y  el seguimiento de tareas mediante códigos QR.

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En esta edición Optima ha implementado en fase de prueba el robot AGV, maquinaria autónoma de limpieza y primera máquina en España de guiado automático por contorno (última tecnología de navegación SLAM) que limpia y succiona de forma autónoma con alta eficiencia mejorando la productividad y la sostenibilidad gracias a su trazabilidad y gestión de agua y productos.

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Otra de las novedades ha sido el uso de nanotecnología aplicada en superficies que evita la aparición de manchas y facilita su limpieza contribuyendo así a mejorar la experiencia del usuario.

Por cuarto año consecutivo, nuestro sistema Optima Customer Feedback System, monitoriza en directo el nivel de satisfacción de los visitantes acerca de la limpieza e higienización de las instalaciones. Se han dispuesto pantallas táctiles y puntos de valoración mediante codificación QR en diversos espacios, aseos principalmente, para captar la experiencia del cliente y su valoración del servicio de limpieza; queremos garantizar que el nivel máximo de calidad se mantiene de forma continua y esperamos lograr más de 5.000 valoraciones y una excelente valoración promedio.

Tendencias en el FM: Workplace

workspaceLa nueva tendencia en Workplace Management centrada en las personas,  genera una oportunidad de negocio en las empresas de Real Estate y en especial en  las empresas de Facility Management, ya que es desde estas desde dónde se aporta la gestión y los servicios que se necesitan.

Así pues las empresas, especialmente las de Facility Management, con el soporte hacia la prestación de servicios externalizados deben favorecer el crecimiento en valor de las empresas que desean externalizar sus servicios, ya que es dónde realmente pueden aportar su expertise.

Como resultado de este nuevo enfoque en las personas, las empresas de Facility Management que tradicionalmente han centrado su estrategia en el activo (edificios e instalaciones), deberemos plantearnos cómo enfocamos la prestación de un servicio atendiendo no solo a las necesidades de sus edificios e instalaciones sino focalizando en las personas que trabajan en ellos y en el lugar de trabajo como claves de la experiencia empresarial, y por tanto debemos aportar ese valor a nuestros servicios.

Si reflexionamos sobre empresas como Google, y analizamos esos espacios de trabajo tan revolucionarios, no sólo por el propio puesto sino por el entorno de relajación e interrelación entre el personal, sin obviar los cambios horarios en la realización del trabajo pues las oficinas están las 24 horas operativas y los equipos pueden incorporarse cuando ellos lo prescriben, vemos que son áreas y espacios dónde el soporte desde la perspectiva del servicio de facility management, debemos parametrizarlo acorde con ese uso y por tanto nuestros equipos deberán adaptarse a esas circunstancias. Y como Google, tenemos hoy en día muchas empresas que crean esos entornos laborales, ya que favorecen el crecimiento del personal y consecuentemente el empresarial.

En Optima facility, como proveedor de servicios a la vanguardia de las últimas tendencias del sector, queremos aportar un enfoque integral que focalice en las personas y que incluya la calidad de las instalaciones.

Nuestra propuesta de valor y alineamiento con esta tendencia, se fundamenta en generar una estrategia de soporte a los departamentos de recursos humanos por 2 vías:

  1. Aportando una innovadora gama de servicios de soporte para ocupantes desarrollada para que ayude a las personas a centrar su tiempo y talento en actividades de valor añadido
  2. Disponiendo de la información necesaria a partir de nuestros innovadores sistemas de gestión de mantenimiento (Optima SIMS) y programas que promueven entornos saludables (Optima Green Cleaning) que permitan una mejor percepción del buen funcionamiento de los equipos e instalaciones, y consecuentemente un mayor equilibrio laboral de los usuarios.

A partir de esta interpretación los usuarios / empleados del entorno laboral, deberán percibir que su wellness está mejorando, y si es así su implicación con la empresa mejorará, y al final con igualdad de esfuerzo y de dedicación se puede conseguir una mejora en la productividad de la empresa.

Es pues evidente que si trabajamos con estas tendencias, en un futuro no muy lejano conseguiremos que el facility management sea la disciplina empresarial que está aportando valor y que deberá favorecer el crecimiento de nuestros clientes.