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El FM como potenciador del bienestar de los empleados y la Certificación WELL

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El bienestar se ha convertido en un pilar central en la estrategia de Workplace Management. Existe una creciente concienciación de que la calidad del lugar de trabajo tiene una gran influencia en los niveles de salud y estrés y en consecuencia en la productividad e implicación de los empleados.

Este interés queda reflejado en la última encuesta del 2018 realizada por CBRE, donde el 80% de las empresas tienen, o planean presentar, programas de bienestar que consisten principalmente en una combinación de estrategias de concienciación sobre salud física y mental, ejercicio y nutrición, entre otros.

Optima participó el 17 de abril en una jornada convocada por el Grupo Vía en el espacio Steelcase para aportar la visión del FM en las estrategias de Workplace Management y la novedosa certificación WELL.

“En un mundo donde por primera vez el talento es más escaso que el capital, las empresas deben centrarse en su activo más importante: sus empleados, y la experiencia en el lugar de trabajo debe ser una prioridad estratégica. Para el año 2025 el 75% de la fuerza laboral serán millennials, personas para las que su trabajo es importante pero para las que no todo es trabajo. En consecuencia, no estarán dispuestas a renunciar a su felicidad, a su ocio ni a su manera de vivir, ni mucho menos a sus ideales” expuso Ignasi Casamada, director general y cofundador de Optima facility. Efectivamente, un 72% de los millennials entrevistados por la Asociación Española de Oficinas y Savils desearía trabajar en un espacio moderno, ya que consideran que el diseño incrementa su productividad. Dado que el cambio ya está en marcha, ¿seran las empresas capaces de captar y retener a estos talentos o se iran a la competencia?

Tras la certificacion LEED y BREEAM, que únicamente tenían en cuenta parámetros relacionados con la certificación energética y el diseño físico, WELL Building Standard supone un paso más en la creación de mejores espacios de trabajo, ya que tiene como objetivo medir, constatar y monitorizar las características del entorno de un edificio que afectan a la salud y al bienestar de las personas que trabajan en él. Tanto la certificación LEED como la WELL son gestionadas por el Green Business Council Inc. (GBCI por sus siglas en inglés) y son perfectamente complementarias y aplicables tanto a edificios enteros como a espacios empresariales dentro de los mismos.

Comparación en porcentaje de los puntos con criterio salud/wellbeing de las distintas certificaciones.

Comparación en porcentaje de los puntos con criterio salud/wellbeing de las distintas certificaciones.

Tradicionalmente, las compañías han centrado su estrategia de Facility Management en edificios e instalaciones alrededor de los cuales giran todos los servicios, buscando la forma para que estos activos se encuentren disponibles, seguros y en buen estado. Pero la nueva manera de hacer negocios está generando que las compañías estén evolucionando sus estrategias para focalizarse en las “personas”: mejorar la experiencia del usuario para los empleados, pero también para los clientes y otros visitantes, así como aumentar la productividad.

Esto es coherente con el objetivo de utilizar el entorno de trabajo para proyectar elementos de la marca corporativa, lo que representa un desafío para que el sector de oficinas sea cada vez más flexible.

Hacia la focalización en la experiencia del usuario

Para crear experiencias de usuario excelentes, la gestion del servicio estaráimpulsada por consideraciones menos tangibles y más emocionales que son mucho más difíciles de cuantificar, medir y proyectar. Un gran servicio estará impulsado por el propósito y la cultura: se debe poner un esfuerzo en identificar dónde, cuándo y cómo agregar valor que conduzca a resultados positivos durante todas las etapas de la interacción con las personas. Esto requiere desarrollar un enfoque equilibrado que comience identificando y definiendo una excelente experiencia para el usuario final y estableciendo estándares para una cultura de servicio de mayor rendimiento con un sentido de propósito compartido que impulse el compromiso de los empleados.

Se requiere una visión transversal

En Optima creemos que Workplace 2.0 es igual a Workspace + Culture + Enable Technology. Pero, ¿cómo podemos hacer que esta ecuación funcione? En pocas palabras, el Facility Management sería normalmente responsable del espacio de trabajo físico, RR.HH estaría involucrado con la cultura organizacional, y el departamento de IT sería el propietario del aspecto tecnológico. Sin embargo, si se desea utilizar el lugar de trabajo como una herramienta para impulsar el rendimiento organizacional, se debe aceptar que esto no funcionará si no existe una fuerte colaboración entre las áreas involucradas.

Optima facility, partner en el Mobile World Congress

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MWC 2018 Barcelona Mobile World Congress ha sido un año más el evento de referencia mundial dedicado a las tecnologías móviles y el foro elegido para que empresas del sector conozcan de primera mano las últimas tendencias de una industria en constante cambio. En esta decimotercera edición, más de 2.300 expositores y más de 170 delegaciones internacionales han exhibido todas las novedades.

Un año más también en el que Optima ha sido el proveedor oficial responsable de los servicios de limpieza, higienización y gestión de residuos de todas las instalaciones de Fira Barcelona.

Una edición más en la que nuestro equipo compuesto en esta ocasión por cerca de 2.000 personas ha trabajado con dedicación, pasión y entusiasmo para garantizar que las instalaciones superasen las expectativas de visitantes y expositores.

Optima; personas y valores

En Optima Facility queremos aportar un valor a largo plazo en nuestra sociedad, entendiendo que nuestras acciones de hoy contribuirán activamente en el progreso social de mañana. Es por ello que nuestra Responsabilidad Social es un eje estratégico en todas nuestras actuaciones.

Por todo ello, en el gran equipo de personas de Optima para MWC 2018 hemos contado con trabajadores con diversidad funcional y dificultades de inserción en el mercado laboral, siguiendo nuestro compromiso con la contratación e integración de los colectivos en riesgo de exclusión social. Con ello creemos que no solo hacemos una aportación a la sociedad, sino que trabajamos unos valores de igualdad, respeto y compañerismo que fortalecen el equipo humano que conforma nuestra empresa.

Optima y la aplicación de mejoras tecnológicas

Optima, siguiendo con su espíritu innovador, ha consolidado la aplicación de mejoras tecnológicas en la prestación del servicio como:

  • Seguimiento y trazabilidad de las operaciones aportados por nuestro propio sistema de gestión de servicios, Optima SIFS (Smart Integrated Facility Solution)
  • Conectividad total entre Cliente y proveedor, información en tiempo real, geo-localización de recursos e información de cumplimiento de SLAs también en tiempo real
  • Instalación de papeleras inteligentes con sensor de llenado (Smart bins)
  • Seguimiento de tareas mediante códigos QR.
  • Uso de nanotecnología aplicada en superficies
  • Por quinto año consecutivo, nuestro sistema Optima Customer Feedback System, ha monitorizado en directo el nivel de satisfacción de los visitantes acerca de la limpieza e higienización de las instalaciones. Se han dispuesto pantallas táctiles y puntos de valoración mediante codificación QR en diversos espacios, para captar la experiencia del cliente y su valoración del servicio; queremos garantizar que el nivel máximo de calidad se mantiene de forma continua y hemos logrado más de 5.000 valoraciones y una excelente valoración promedio.

El Hospital de Alcorcón confía en Optima para el servicio de limpieza

Desde marzo de 2018, Optima realizará el Servicio de Limpieza del Hospital Universitario Fundación de Alcorcón en Madrid, con capacidad para 575 camas.

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Siguiendo nuestro espíritu innovador, la propuesta desarrollada por Optima para este servicio se basa en nuestro sistema CleanAdvance, una nueva y radical aproximación a la limpieza en el sector Sanitario que supone una reinvención en la limpieza de hospitales y centros sanitarios.

Exclusivo de Optima facility, CleanAdvance aporta notables mejoras en comparación a los sistemas tradicionales de limpieza sanitaria.

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Últimas tecnologías en higienización: 

  • Control de la trazabilidad mediante nuestro “Test-Higiene”, kit completo de toma de muestras y análisis de las superficies que verifica el nivel de limpieza y desinfección.
  • Uso individual por habitación de microfibras y paños con germicidas que reducen el riesgo de contaminación cruzada.
  • Equipos de desinfección mediante tecnología luz ultravioleta (UV light)
  • Diseño específico de aspiradores silenciosos con doble filtro (High Efficiency Particulate Absorbing) con un elevado poder de eliminación de bacterias

La seguridad del paciente en el centro de todo lo que hacemos

No hay duda sobre la correlación entre un entorno sanitario seguro e higiénico y el tiempo de recuperación del paciente. El control de infecciones hospitalarias es parte esencial de nuestra solución. Con CleanAdvance hemos desarrollado sistemas y métodos, basados en las mejores prácticas internacionales de desinfección.

Todo nuestro personal recibe formación sobre el control de infecciones. El estándar de control de infección y los manuales de limpieza sanitaria son utilizados conjuntamente con especialistas de control de infección y  actualizados regularmente.

Satisfacción del paciente e imagen de marca

Los hospitales deben tener una visión de sí mismos como marcas y no sólo como instituciones.

En Optima somos muy conscientes de que las primeras impresiones de pacientes y visitantes obtenidas al entrar en un Hospital son fuertes y duraderas. Por tanto es vital que la limpieza de entradas, baños públicos y otras áreas públicas reflejen la calidad de los servicios del hospital y sus competencias.

Nuestro personal está formado para interactuar positivamente con el paciente asegurándonos que su habitación esté en las mejores condiciones de limpieza higiénica.

Si usted está revisando su organización sanitaria con el fin de mejorar su eficiencia operativa y aumentar los niveles de servicio, seguridad y calidad, entonces estaremos encantados de poderles ofrecer los beneficios de Optima CleanAdvance

CleanAdvance aporta beneficios tangibles en la gestión de centros sanitarios:

  • Reduce los riesgos de infección, mejorando la higienización de las instalaciones sanitarias
  • Incrementa la productividad del personal de limpieza
  • Mejora la satisfacción de los pacientes
  • Reduce los tiempos de alta y baja
  • Respecto al medioambiente: Incorpora metodología propia, elaborada a partir de las mejores prácticas en sostenibilidad de organismos internacionales

“Con CleanAdvance interactuamos de forma positiva con las necesidades de los pacientes y nos comprometemos con los máximos estándares de limpieza e higienización”

Optima colabora con la Comunidad de Madrid para el fomento del empleo de las personas con discapacidad

Optima asume la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) como eje estratégico en todas sus actuaciones y proyectos, con el objetivo de crear valor añadido de la empresa a largo plazo y donde la calidad en el trabajo realizado para el cliente va unido a un esfuerzo por parte del equipo humano en aportar una igualdad de oportunidad a nuestros trabajadores.

De acuerdo a este marco de responsabilidad, Optima colabora con la Comunidad de Madrid para el fomento del empleo de las personas con discapacidad en el sistema ordinario de trabajo.

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 Somos conscientes de las consecuencias y los impactos de nuestras acciones, por ello queremos responsabilizarnos y responder satisfactoriamente a las expectativas de nuestros grupos de interés (accionistas, clientes, proveedores, trabajadores…) con una contribución activa en el desarrollo sostenible, el progreso social y económico, mediante la aplicación de soluciones innovadoras y programas de acción social.

En Optima estamos orgullosos de participar en los programas de acción social porque son una oportunidad de mejorar la calidad de vida de aquellos colectivos con dificultades especiales en la inclusión social, facilitándoles su inserción en el mundo laboral aportándoles así su independencia.

Optima obtiene la certificación energética ISO 50001

En Optima estamos comprometidos con la sostenibilidad y contribuimos activamente a la aportación de valor a nuestros clientes reduciendo el impacto medioambiental de sus edificios e instalaciones.

Es por ello que consideramos los sistemas y procesos de esta norma ISO 50001:2011 de Sistemas de Gestión de la Energía como una herramienta esencial que aporta las bases para gestionar eficazmente la energía, reducir su consumo y disminuir las emisiones de CO2. Con ella, fomentamos la innovación en una búsqueda constante por la mejora continua de la eficiencia energética.

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Optima Energy Management

El grupo Optima cuenta con una de las primeras compañías en España especializada en servicios de eficiencia energética. Satisfacemos las necesidades energéticas de nuestros clientes mediante soluciones eficientes e innovadoras  que cumplan sus expectativas de confort, ahorro y eficiencia energética,  reduciendo las emisiones contaminantes y mejorando su  competitividad. Las soluciones energéticas que implementamos nos permiten garantizar ahorros energéticos y vincular nuestros ingresos a los resultados obtenidos. Así mismo, disponemos en exclusiva de tecnología que no requiere ni obras ni instalaciones y contamos con software de monitorización y control remoto a través de plataforma web.

Optima Green Services

Alineado con los objetivos de la norma ISO 50001 y de acuerdo al espíritu innovador que nos caracteriza, en Optima desarrollamos hace tiempo nuestro programa “Optima Green Services” mediante el que diseñamos soluciones para los modelos energéticos de nuestros clientes, proponiéndoles alternativas que contribuyan a reducir sus emisiones mejorando su eficiencia energética, reduciendo sus costes y aportando beneficios ambientales a la sociedad.

EXPECTATIVAS DE RELACIÓN CLIENTE – PROVEEDOR

El éxito de los contratos de servicio puede depender de las relaciones personales entre los
principales actores de ambas partes según Nick Martindale.

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La capacidad de avanzar con otras personas es primordial en todos los ámbitos de la vida y posiblemente más en las carreras profesionales que en las vidas personales. Sin embargo, inevitablemente habrá momentos en los que las personalidades chocan, o la gente no “hace clic”, y esto puede causar problemas en las relaciones laborales.

Gillian French, consultor de GF Associates y entrenador de BIFM, dice que el fracaso de las personas rara vez es la razón directa de no obtener los contratos pero sí puede hacer que sea más difícil tener éxito. “No es que las partes carezcan de habilidades interpersonales; es que son personas diferentes con valores diferentes, y simplemente no se gustan el uno al otro”. “Eso puede hacer más difícil resolver el problema”.

Es un tema que puede afectar a casi cualquier tipo de relación contractual, pero los acuerdos de outsourcing, que tienden a ser de naturaleza a largo plazo, pueden verse particularmente afectados.

Detrás de las líneas

El hecho de que los FM estén con el cliente también puede crear presiones que dificulten las relaciones de confianza, sugiere Liz Kentish, director gerente de Kentish and Co. “La gente se tira en dos direcciones y eso es muy difícil”. “Ellos quieren servir a su cliente porque es para lo que están ahí, pero su empresa les está pidiendo resultados basados ​​en sus propios objetivos. Se necesita una persona fuerte para tener esas relaciones en ambos lados.”

Anne Lennox-Martin, directora gerente de FMP360, negocio que mide las relaciones estratégicas en las organizaciones, dice que el primer paso para los proveedores de FM es asegurarse de que reclutan a las personas adecuadas y luego ver con qué clientes funcionarán bien.

“Se trata de saber lo que está buscando en términos de inteligencia emocional”. “La capacidad de ambas partes para formar esa relación es casi intangible pero la responsabilidad es siempre de la empresa subcontratada”.

“Las organizaciones con las que he trabajado han establecido eventos de equipo con un elemento formal, pero también con una parte más social para reunir a los equipos mutuos”.

Kentish da el ejemplo de un contrato de outsourcing de FM entre la compañía de salud global Johnson & Johnson y un importante proveedor de servicios: ”Todos los KPIs estaban funcionando al 93-94 % y todo parecía ir bien, pero el cliente sentía que algo no iba bien, y eso eran las relaciones personales”. “Hicimos un programa global basado en la colaboración y nos encontramos con que simplemente haciendo que la gente se hablara como seres humanos – encontrar un terreno común hablando de familias y equipos de fútbol – se rompían esas barreras”.

Ambas empresas desarrollaron una relación más beneficiosa que llevó a una caída del 30 % en incidencias mensuales, un aumento del 1 % en el desempeño de KPI y, finalmente, un nuevo contrato de 10 años.

Graham Davenport, director de Platinum Facilities and Maintenance Services, también hace hincapié en la necesidad de la comunicación para entender los cambios en el cliente y saber cómo va la relación más amplia. “Al hacer esta pregunta regularmente,  damos al cliente la oportunidad para expresar los éxitos de la asociación, así como las áreas de mejora”.

Los proveedores también necesitan leer las señales de los clientes y estar preparados para hacer cambios, sugiere Colin Kenton, director gerente de servicios de FM en KBR. “El proveedor debe ser consciente de que hay diferentes personalidades y puede haber choques. Muy a menudo lo mejor es cambiar a la persona por alguien que esté más alineado con el método de comunicación del cliente”.

Los altos directivos deben seguir involucrados, señala C-J Green, jefe de grupo de Servest.

“Las visitas regulares de la gerencia a un nivel más alto se deben utilizar para identificar y rectificar cualquier preocupación desde el principio; es importante discutir y abordar estas áreas, además del desempeño del KPI, en cualquier oportunidad.

Mejorar la comunicación

Los clientes también necesitan mejorar la comunicación con los proveedores, añade el francés, expresando lo que realmente sienten en lugar de esconderse detrás de fallos contractuales o KPIs.

“A menudo no es que no tengan las habilidades interpersonales, es que no hablamos de nada que involucre emociones”. “Hablamos de que la gente no está incumpliendo sus KPIs o sus contratos, pero en realidad lo que queremos decir es que nos sentimos muy decepcionados y enfadados. Tenemos que ser más abiertos sobre el hecho de que creemos que nos han decepcionado como persona”.

Cree que aquellos que trabajan en FM deben centrarse más en las habilidades tradicionales de negociación, para llegar a soluciones. “Están un poco perdidos, nos hemos vuelto más contractuales en KPIs y procesos de licitación”. “Estamos usando portales de todo tipo mucho más que nunca, en lugar de sentarnos y encontrar la manera de que ambas partes puedan obtener lo que quieren”.

Craggs, por su parte, quisiera ver el elemento personal de las relaciones formalmente evaluado por los clientes cuando se trata de licitaciones. “Es sorprendente su ausencia”. “Si enviamos a alguien a un servicio y todo está “patas arriba”, nuestra persona necesita estar equipado técnicamente y con las habilidades soft para manejar esa situación. Somos razonablemente buenos en ello, pero nadie nos lo pregunta. ”

Pero seguir adelante con un cliente es mucho más, advierte Lennox-Martin. “No se puede tener una gran relación y no hacer”. “Lo que tiene una buena relación es que sirve para comprar tiempo y credibilidad. Si algo va mal y normalmente todo está bien, un cliente es más probable que diga ‘déjame ver qué puedo hacer para ayudarte’, mientras que si es una relación adversarial le sacará tarjeta roja. Es en el terreno intermedio donde hay una gran diferencia.

OPTIMA elegida por MERLIN Properties

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Optima facility es la empresa elegida por MERLIN Properties para la realización de los servicios de limpieza en sus parques empresariales de Leganés, Sollube, Euronova, Las Tablas, Miniparc I, Miniparc II, Puerta Naciones y Sanchinarro en la Comunidad de Madrid.

MERLIN Properties SOCIMI, S.A., es una de las principales compañías inmobiliarias cotizadas en la Bolsa española (IBEX-35) con más de 10.000 millones de euros en activos.

La adjudicación de los servicios a OPTIMA facility es fruto de la aplicación de nuestro sistema CleanMotion, una nueva y radical aproximación a la limpieza.

Exclusivo de Optima facility CleanMotion aporta notables mejoras en la eficiencia de la limpieza de oficinas a través del desarrollo de nuevas técnicas de limpieza y de organización, apoyadas por las últimas tecnologías que favorecen el incremento de la motivación del personal de limpieza, logrando un considerable aumento de la productividad.

CleanMotion está inspirado en el concepto  “Team Cleaning”, desarrollado en California y, basándose en él, nuestro equipo de ingeniería en servicios planifica el servicio utilizando técnicas -Lean Engineering-  apoyadas por las últimas tecnologías de gestión.

Los beneficios tangibles que CleanMotion, aporta al proyecto son:

  • Una reducción considerable de los costes sin un decremento de la calidad del servicio
  • Monitorización del servicio a través de  indicadores de nivel de servicio (SLA´s)

El futuro de la limpieza de oficinas empieza aquí: Optima CleanMotion.

Optima facility colabora con MERCAZARAGOZA

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Desde el pasado mes de Marzo 2017, Optima es responsable de la gestión del servicio de limpieza en las instalaciones de Mercazaragoza.

Constituida en 1968 e inaugurada en 1972, Mercazaragoza es la plataforma logística alimentaria de referencia en todo el Valle del Ebro al estar ubicada en el centro de una zona de consumo de 17 millones de consumidores.

En Optima facility, somos conscientes de que  la industria alimentaria requiere de un elevado nivel de exigencia en materia de seguridad, calidad e higiene y por ello contamos con un equipo especializado y con dilatada experiencia en la gestión de servicios de limpieza e higienización para la industria alimentaria.

Nuestro equipo (técnicos en alimentación, biólogos…) trabaja estrechamente con el departamento de control de calidad de nuestros clientes para diseñar las mejores y más eficaces soluciones en limpieza e higienización, que garanticen la máxima calidad de los productos alimentarios.
Invertimos en formación e investigación para desarrollar las mejores técnicas y procesos de higienización en base a los mejores estándares internacionales como la norma ISO 22000 en seguridad alimentaria.

Para la adjudicación de los servicios, Optima ha basado su propuesta a Mercazaragoza aportando valor con nuestros propios procedimientos de higiene total, desarrollados con protocolos y métodos para la evaluación, operación y control del servicio de limpieza:

  • Desarrollo de guías de procedimientos de limpieza diseñadas especialmente para cada tipo de instalación donde se describe la problemática de cada punto crítico, las operaciones a realizar, las frecuencias de limpieza y desinfección, los productos adecuados, sus diluciones y forma de uso
  • Personal formado en el análisis de peligros y puntos críticos de control (APPCC)
  • Control de la trazabilidad mediante nuestro “Test-Higiene”, kit completo de toma de muestras y análisis de las superficies a tratar, sencillo de manejar e idóneo para verificar el nivel de limpieza y desinfección
  • Colaboración de forma activa con nuestro cliente para la superación de las inspecciones sanitario-administrativas
  • Utilización de aplicaciones móviles para el control y supervisión del servicio
  • Monitorización diaria de la trazabilidad del servicio a través de  indicadores (SLA´s / KPI´s)

Adicionalmente, se ha diseñado un equipo de especialistas móviles a medida de las necesidades de nuestro cliente, con base en nuestra Delegación de Zaragoza, disponibles para garantizar la mejor respuesta ante cualquier incidencia.

 Todo ello representa una exigente propuesta de servicio que se traduce en una excelente optimización de los recursos humanos y técnicos, contribuyendo a la innovación constante así como a la sostenibilidad y a la eficiencia global del servicio.

DAMM confía en Optima para el mantenimiento

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Desde mayo 2017, Optima facility realizará el Servicio de Mantenimiento Integral de Damm en Barcelona. Además del mantenimiento Preventivo, Conductivo, Predictivo y Correctivo, Optima aportará también la gestión técnica de los numerosos eventos que se celebran en las instalaciones.

DAMM, creada en 1876, tiene su sede en Barcelona, es una de las compañías cerveceras con más prestigio del mercado y ha confiado en Optima para los próximos 5 años.

“Smart Integrated Maintenance Solution” el valor añadido de Optima facility

El sistema Optima SIMS, aporta una innovadora gestión del mantenimiento orientándose a la proactividad eficiente, la fiabilidad y el control de las operaciones en tiempo real con gestión completa de avisos, funcionamiento integrado de códigos de barras, QR y NFC, geolocalización de equipos y operarios y visualización gráfica en tiempo real de incidencias y alertas o cambios de estado de diagramas sinópticos de máquinas e instalaciones. Todo ello nos permite garantizar una alta disponibilidad de las instalaciones de DAMM, su correcta operatividad y un alto grado de confortabilidad de los usuarios y eventos que se celebran.

Innovación energética como factor diferenciador

Optima incorporará al contrato un Gestor Energético con el objetivo de estudiar e implantar, en colaboración con el equipo de DAMM, soluciones eficientes e innovadoras que cumplan las expectativas de confort, ahorro y eficiencia energética reduciendo las emisiones contaminantes.

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Procedimiento para montaje de eventos

Otro elemento diferenciador de Optima ha sido la aportación al proyecto de nuestro “Procedimiento específico para montaje de Eventos” fruto del amplio “expertise” de Optima en servicios a clientes con gran número de eventos como Centros Comerciales, Instituciones Feriales, Parques de Atracciones, grandes compañías del Sector Hotelero, importantes Holdings empresariales del Sector de Ocio, etc.